IDN
Dalam perdagangan ekspor dan impor, ada dua jenis dokumen penting namun sering disalah artikan, yakni Bill of Lading dan Packing Slip. Tak hanya sekedar sebagai dokumen penting untuk proses pengiriman barang dan perizinan untuk semua pihak yang terlibat.
Tentunya Anda yang terlibat dalam proses logistik dan pengiriman barang, wajib memahami arti dan fungsi dua dokumen ini. Berikut adalah penjelasan mendetail mengenai perbedaan antara keduanya.
Baca Juga: Bedanya Master Bill of Lading vs House Bill of Lading
Memahami Bill of Lading
Bill of Lading adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak pengangkut kepada pengirim barang atau shipper yang nantinya digunakan sebagai bukti kontrak pengangkutan, tanda terima barang, dan dokumen kepemilikan barang selama proses logistik.
Selain itu, dokumen ini menjelaskan dengan rinci terkait pengiriman dan transportasi yang digunakan, termasuk tentang barang, jumlah, dan tujuan. Dilengkapi juga penanganan yang tepat dan perlindungan hukum kepada semua pihak yang terlibat.
Fungsi Bill of Lading
Sebagai dokumen hukum yang resmi, Bill of Lading punya peran sebagai tanda terima barang, bukti kontrak pengangkutan, dan dokumen hak milik. Jadi akan menjaga kerjasama dan kepentingan pihak logistik penjual dan penerima.
Tentunya dalam kegiatan ekspor dan impor, perizinan bea cukai dan kepatuhan pada standar dan aturan perdagangan internasional tentunya penting.
Komponen Utama:
-
Informasi pengirim dan penerima (nama, alamat, kontak).
-
Detail pengangkut (nama perusahaan transportasi).
-
Deskripsi barang (jenis, jumlah, berat, dimensi).
-
Instruksi pengiriman (destinasi akhir, rute pengiriman).
-
Persyaratan pembayaran dan asuransi.
-
Tanda tangan dan tanggal dari pengirim dan pengangkut.
Cara Menggunakan Bill of Lading
Menggunakan BOL secara efektif harus disertai menyertai barang yang dikirim dan ditunjukkan ketika dalam pengiriman. Dokumen ini akan digunakan untuk melacak pengiriman dan keamanan terkait pengiriman kargo.
Saat barang akan disampaikan pada pemilik, pemegang BOL akan melakukan pemeriksaan dan memiliki hak atas barang tersebut. Jadi, jika barang hilang atau rusak, dokumen ini akan digunakan untuk keperluan klaim dan asuransi.
Memahami Packing Slip
Apa itu Slip Pengepakan?
packing slip merupakan dokumen yang menyertai barang selama proses pengiriman, berisi informasi penting tentang isi kiriman dan berfungsi sebagai referensi untuk pengirim dan penerima untuk memastikan keamanan dan kenyamanan pengiriman.
Fungsi Slip Packing
Dokumen ini berperan penting pada logistik, walau terkadang sering diabaikan dalam proses pengiriman. Ini menjadi dokumen internal yang merinci isi kiriman dan membantu verifikasi pada pengirim dan penerima bahwa isi paket sesuai dengan pesanan pelanggan.
Alasan Menggunakan Slip Packing
Slip berfungsi untuk meningkatkan akurasi dalam pemenuhan pesanan, bahwa tiap barang dikemas dan dikirim dengan benar.
Selain itu, pengaturan inventaris akan lebih efisien, karena dapat memudahkan pelacakan inventaris dan mengelola tingkat stok secara efektif.
Dengan fungsi tersebut, pastinya akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan jika ada kesalahan pada barang, packing slip akan menjadi dasar penyelesaian yang tepat.
Komponen Utama Packing Slip
-
Tanda — nomor di luar bungkusan
-
Deskripsi barang secara detail — deskripsi satu produk atau beberapa produk dalam paket yang sama
-
Kuantitas unit — jumlah unit dari satu produk atau beberapa produk dalam paket
-
Jenis pengepakan — jenis pengepakan, seperti karton dan palet
-
Jumlah paket — jumlah karton atau palet yang mewakili merek
-
Berat bersih (kg) — jumlah berat produk tanpa penambahan kemasan
-
Berat kotor (kg) — jumlah berat produk ditambah seluruh kemasan
-
Pengukuran (m3) — volume kemasan yang mewakili tanda
Penggunaan Packing Slip
Dokumen ini diperlukan pada saat verifikasi pesanan. Setelah menerima kiriman, petugas penerima akan memeriksa ulang isinya dengan slip paking dan tak hanya memastikan keakuratan pengiriman, namun membantu penyelesaian cepat segala masalah terkait pengiriman, seperti barang hilang atau rusak.
BOL vs Packing Slip
Fungsi dan Tujuan
BOL menjadi kontrak untuk pengangkutan, tanda terima barang, dan dokumen kepemilikan. Sedangkan Packing Slip digunakan sebagai daftar isi pengiriman yang dibutuhkan penerima untuk verifikasi dan pengecekan barang kiriman.
Pihak Pengguna
BOL digunakan pengirim, pengangkut, dan penerima atau pihak ketiga dalam logistik. Untuk PS, lebih dibutuhkan penerima barang setelah diterima dengan benar.
Legalitas dan Kepemilikan
BOL terdiri dari kekuatan hukum yang resmi sebagai bukti kepemilikan barang dan kontrak pengiriman dalam transaksi internasional. Untuk PS, merupakan surat tanpa kekuatan hukum karena hanya menjadi dokumen pendukung pengiriman.
Detail Informasi
Untuk BOL terdiri dari info detail pengiriman yang lebih luas, termasuk rute, persyaratan pembayaran, dan asuransi. Packing Slip berfokus pada rincian barang yang dikirim tanpa detail pengiriman atau persyaratan kontraktual.
Mana yang harus Anda prioritaskan?
Kapan harus memprioritaskan bill of lading (B/L)
- Jika Anda melakukan perdagangan internasional, sebaiknya sertakan B/L. Ini menjadi dokumen pengikat secara hukum dan persyaratan kontrak yang jelas.
- Ketika Anda mengirim barang bernilai tinggi atau mudah rusak, perlindungan hukum B/L akan sangat dibutuhkan dengan tujuan klaim dan asuransi.
Kapan harus memprioritaskan slip pengepakan
- Gunakan dokumen ini sebagai dokumen internal untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sudah sesuai dan cocok untuk pemenuhan pesanan di bisnis ritel, e-commerce, dan grosir.
- Untuk pengiriman dalam negeri atau masih satu kawasan, slip paking dapat menyederhanakan proses pengiriman dan verifikasi tanda terima pelanggan.
- Untuk kebutuhan inventaris, dokumen slip berperan penting karena akan membantu pencatatan barang yang dikirim dan diterima.
Kesimpulan
Bill of Lading dan Packing Slip menjadi dua dokumen yang memiliki peran berbeda dalam proses pengiriman barang, namun tentunya dibutuhkan agar pengiriman dan pengangkutan barang dilakukan dengan aman dan terkendali.
Memahami perbedaan ini penting bagi semua pihak yang terlibat dalam pengiriman untuk memastikan proses pengiriman yang efisien dan akurat.
Untuk pebisnis dan UMKM yang ingin melakukan kegiatan ekspor dan impor barang, Anda dapat memanfaatkan jasa layanan impor dan fasilitas Pusat Logistik Berikat dari PT Surya Inti Primakarya.