Pahami Alasan Keterlambatan Pengiriman dan Cara Menghindarinya!

Dalam dunia logistik, pelanggan pasti menginginkan pengiriman barang yang aman dan tepat waktu. Pengiriman tepat waktu merupakan salah satu aspek terpenting dalam memuaskan pelanggan. Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk menentukan strategi pengiriman yang cepat dan efisien.

Namun, fakta lapangan dari kegiatan mengirim barang tidak selalu mulus. Seringkali terjadi keterlambatan pengiriman yang membuat tidak sedikit pelanggan merasa kecewa. Akan tetapi, ada alasan mengapa keterlambatan pengiriman umum terjadi dan perlu untuk diatasi.

Artikel ini akan membahas seputar alasan keterlambatan pengiriman dan cara mengatasinya dari sudut pandang logistik.

Lalu, Apa Itu Keterlambatan Pengiriman

istockphoto.com

Keterlambatan pengiriman merupakan sebuah kondisi dimana suatu kegiatan pengiriman barang mengalami penundaan dan tidak tiba pada waktu yang sudah ditentukan. 

Keterlambatan pengiriman akan berdampak pada seluruh rantai pasokan mulai dari produsen, distributor, penyedia jasa logistik, bahkan pada pelanggan akhir. 

Keterlambatan pengiriman merupakan suatu kondisi yang paling dihindari oleh perusahaan. Karena situasi ini tidak hanya berdampak pada kepuasan pelanggan, tetapi pada efisiensi operasional perusahaan itu sendiri.

Baca Juga: Tips Pengiriman Barang Ekspor Yang Wajib Anda Perhatikan

Penyebab Keterlambatan Pengiriman

istockphoto.com

Keterlambatan pengiriman bukanlah suatu kondisi tanpa ada yang melatarbelakanginya. Terdapat beberapa penyebab keterlambatan pengiriman yang umum terjadi. Berikut adalah beberapa penyebab dari keterlambatan pengiriman barang.

Gangguan Lalu Lintas

Gangguan lalu lintas umum terjadi terutama di daerah-daerah yang sibuk. Terlebih lagi apabila pengiriman harus dilakukan pada saat jam berangkat dan pulang kerja seperti pagi hari ataupun sore hari. Kemacetan lalu lintas pasti terjadi dan menyebabkan kendaraan pengantar harus ikut mengantri.

Gangguan lalu lintas tidak hanya berimbas pada keterlambatan pengiriman, namun juga berdampak pada efisiensi penggunaan bahan bakar, serta jadwal dari pengemudi dan akan mempengaruhi biaya operasional perusahaan.

Keterlambatan Rantai Pasokan

Apabila proses produksi dari pihak pemasok mengalami keterlambatan, efeknya akan berimbas pada seluruh rantai pasokan. Waktu pengiriman yang lebih lama dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan tak jarang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan

Permasalahan pada Dokumen

Dokumen pada barang yang diantar memiliki peran vital dalam kelancaran proses pengiriman barang. Alasan umum yang kerap terjadi pada permasalahan dokumen yaitu kesalahan data pada saat pengisian. 

Sehingga hal ini membuat proses pengiriman barang harus terhambat dan sangat berpotensi mengalami keterlambatan. Keterlambatan tersebut akan memunculkan biaya tambahan yang dapat merugikan pihak perusahaan logistik.

Kondisi Cuaca

Kondisi cuaca juga mempengaruhi kelancaran pada proses pengiriman barang. Apabila kondisi cuaca sedang ekstrim, maka sangat mungkin bahwa rute atau jalan yang akan ditempuh tidak bisa dilewati. Sehingga tidak menutup kemungkinan, perusahaan akan melakukan penjadwalan ulang untuk waktu dari pengiriman barang.

Masalah Bea dan Cukai

Tidak Jarang, pengiriman barang terhambat diakibatkan masalah pada bea dan cukai. Masalah ini umum terjadi pada pengiriman barang dengan skala internasional. 

Pengiriman barang dengan skala ini pasti harus melalui proses pemeriksaan bea dan cukai yang, mana proses tersebut sudah memakan banyak waktu. 

Terlebih lagi apabila terdapat masalah terkait bea dan cukai pada barang yang dikirim, tidak hanya berpotensi terlambat namun juga berpotens gagal kirim.

Dampak dari Keterlambatan Pengiriman

Keterlambatan pengiriman memberikan dampak yang harus diperhatikan, karena mempengaruhi perkembangan dan reputasi perusahaan. Berikut ini adalah beberapa dampak dari keterlambatan pengiriman.

Kepuasan Pelanggan

Keterlambatan pengiriman akan memberikan dampak pada kepuasan pelanggan.Kepuasan pelanggan merupakan sebuah kunci keberhasilan dari operasional perusahaan. Jika perusahaan terlanjur kecewa, maka bukan hal yang tidak mungkin bahwa perusahaan akan kehilangan pelanggan secara perlahan.

Operasional Menjadi Terganggu

Keterlambatan pengiriman menimbulkan potensi gangguan pada operasional logistik perusahan. Rantai pasokan juga akan terganggu. Sehingga menjadi sulit bagi produsen untuk merencanakan pengelolaan yang efektif.

Biaya Tambahan

Jika terjadi keterlambatan pengiriman, kondisi ini membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih yang dapat mendukung percepatan pengiriman ataupun uang lembur bagi pengemudi. Hal ini dapat memberatkan perusahaan dalam menjalankan bisnis.

Peluang Penjualan Menurun

Dalam dunia logistik, pengiriman tepat waktu merupakan suatu hal krusial dan berdampak langsung pada reputasi perusahaan. Keterlambatan pada pengiriman barang membuat reputasi perusahaan menjadi terganggu. Akibatnya penjualan dan pendapatan perusahaan akan mengalami penurunan.

Cara Menghindari Keterlambatan Pengiriman

istockphoto.com

Meskipun keterlambatan pengiriman bukan hal yang mudah untuk dihindari, namun ada beberapa cara untuk menghindari terjadinya situasi tersebut. Berikut adalah beberapa cara untuk menghindari keterlambatan pengiriman.

Pelacakan Secara Real-time

Penggunaan teknologi pelacakan dengan waktu yang sebenarnya, merupakan cara yang dapat mendukung kesiapan perusahaan apabila terdapat indikasi keterlambatan. Dengan begitu, perusahaan dapat membuat langkah baru untuk pengiriman yang tepat waktu.

Merencanakan Rute yang Efisien

Perusahaan dapat melakukan optimalisasi rute pada perencanaan pengiriman barang. Hal ini diperlukan agar perusahaan dapat menentukan rute yang paling efisien dan menekan resiko terjadinya keterlambatan pengiriman barang.

Selain itu, perusahaan juga perlu merencanakan rute alternatif apabila terdapat kondisi dimana rute utama dinilai sedang tidak efisien untuk digunakan. Rute alternatif umum digunakan apabila terjadi hambatan logistik seperti kemacetan ataupun masalah infrastruktur.

Komunikasi dengan Pelanggan

Komunikasi yang terbuka dan transparan merupakan satu langkah penting. Komunikasi ini memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan informasi seputar proses pengiriman barang yang dipesan. Perusahaan dapat memberikan update secara rutin terkait kondisi pengiriman, sehingga ekspektasi pelanggan dapat terkontrol dan menekan resiko ketidakpuasan.

Bekerjasama dengan Pemasok

Pihak perusahaan logistik dapat bekerja sama dengan pihak pemasok untuk memaksimalkan efisiensi waktu pada proses pengiriman barang. Dengan berkoordinasi satu sama lain, pengiriman yang tepat waktu dapat lebih dipastikan. Sehingga resiko penundaan juga dapat ditekan.

Kesimpulan

Keterlambatan pengiriman merujuk pada kondisi dimana suatu barang tidak dapat dikirim atau tiba pada waktu yang sudah ditentukan. Terdapat beberapa dampak dari keterlambatan pengiriman yang tidak hanya dirasakan oleh pihak perusahaan, namun juga dirasakan oleh pihak pelanggan.

Perusahaan logistik pasti berusaha mengurangi resiko keterlambatan sebaik mungkin dengan membuat sistem logistik yang paling efisien. Berbagai cara dilakukan demi menghindari terjadinya keterlambatan pengiriman barang dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

***

Butuh layanan jasa pengiriman barang untuk kebutuhan ekspor impor? Anda dapat memilih SIP sebagai mitra Anda.

PT. Surya Inti Primakarya merupakan sebuah perusahaan jasa layanan pengiriman barang yang dibantu oleh tenaga ahli ekspor impor dan layanan ahli kepabeanan yang siap mengantarkan barang Anda dengan aman, terpercaya, dan tepat waktu.

Butuh informasi lebih lanjut? Segera Hubungi Kami.