IDN
Proses pengiriman barang menjadi proses yang sangat krusial. Hal ini dikarenakan proses pengiriman barang berhubungan langsung dan akan menentukan pengalaman pelanggan. Pengiriman barang yang sukses akan membuat pelanggan merasa puas.
Namun apabila pengiriman barang mengalami keterlambatan bahkan barang yang dikirim mengalami kerusakan, maka hal ini dapat berpotensi mengecewakan pelanggan. Oleh karena itu perlu ada Standar Operasional Prosedur atau (SOP) pengiriman barang yang perlu dilakukan guna menjaga dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Lalu apa itu prosedur pengiriman barang? Apa gunanya? Berikut ini adalah pembahasan seputar standar operasional prosedur pengiriman barang yang perlu Anda pahami untuk menjaga dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Apa Itu SOP Pengiriman Barang?
SOP atau Sistem Operasional Prosedur pengiriman barang merupakan sebuah aturan atau pedoman tertulis yang perlu dilakukan dan dipatuhi pada serangkaian proses pengiriman barang mulai dari proses pengemasan, pengiriman, dan penerimaan barang.
SOP pengiriman barang harus dilakukan untuk mencapai proses pengiriman yang efisien, aman, dan tepat waktu. Dengan begitu, proses pengiriman barang yang dilakukan dapat membuat pelanggan merasa puas sehingga hal ini mendukung perkembangan perusahaan penyedia layanan jasa pengiriman barang itu sendiri.
Pentingnya SOP Pengiriman Barang
Seperti yang sudah disebutkan pada poin sebelumnya, SOP pengiriman barang dilakukan untuk mencapai proses pengiriman yang efisien, aman, dan tepat waktu.
Apabila SOP dilakukan dan dipatuhi dengan baik, maka akan menghasilkan langkah-langkah terbaik dan berdampak pada penggunaan waktu serta sumber daya yang lebih efisien. Tak hanya itu, jika SOP dilakukan dengan baik maka keamanan barang pada proses pengiriman akan lebih terjaga serta dapat meminimalisir resiko kerusakan pada barang.
Kepatuhan prosedur pengiriman barang juga dapat mendukung proses pengiriman yang tepat waktu. Sehingga pada akhirnya, kepuasan pelanggan dapat terus terjaga dan berdampak pada reputasi perusahaan.
Langkah-Langkah SOP Pengiriman Barang
Order Placement
SOP pengiriman barang yang pertama adalah proses penempatan pesanan atau order placement. Ketika pelanggan mengirimkan pesanan lengkap dengan rincian produk yang diinginkan, jumlahnya, informasi pengiriman, dan alamat tujuan, umumnya pesanan tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem manajemen pesanan.
Sistem manajemen pesanan secara otomatis akan menentukan lokasi gudang yang paling sesuai jika bisnis memiliki lebih dari satu fulfillment center atau gudang. Keputusan ini didasarkan pada alamat pengiriman pelanggan dan ketersediaan produk yang ada.
Otomatisasi ini bertujuan untuk mengoptimalkan waktu pengiriman dan biaya. Dalam beberapa situasi, satu pesanan yang berisi berbagai produk dapat dipenuhi dari beberapa lokasi gudang yang berbeda, sehingga pengiriman bisa dilakukan lebih cepat. Dengan cara ini, pengiriman dapat tetap dilakukan dengan efisien.
Pengambilan Persediaan
SOP yang selanjutnya perlu untuk diperhatikan yaitu pengambilan persediaan. SOP ini dilakukan pada saat pengumpulan barang dari persediaan yang ditujukan untuk beberapa pesanan tertentu.
Proses pengambilan barang ini harus dikendalikan secara penuh. Hal ini dikarenakan proses pengambilan barang berhubungan langsung dengan kelancaran alur kerja secara keseluruhan pada proses pengiriman barang.
Proses pengambilan perlu dilakukan dengan cepat namun harus hati-hati. Meskipun harus cepat, pengambilan barang harus dilakukan dengan tepat dan akurat juga. Pengambilan pesanan yang cepat, juga akan membuat proses pengemasan menjadi lebih cepat dan siap untuk dikirim.
Penyortiran Barang
SOP selanjutnya yang perlu dilakukan yaitu prosedur pada penyortiran barang. Tahapan ini merupakan tahap dimana setiap barang akan dipisahkan sesuai dengan tujuan pengiriman. Langkah ini menjadi bagian penting untuk mendukung pengiriman yang tepat dan akurat.
Tak hanya itu, proses penyortiran barang juga memungkinkan pegawai untuk memeriksa dan memastikan kualitas barang atau pesanan dalam kondisi yang baik.
Pengemasan
SOP pengiriman barang yang perlu dilakukan selanjutnya adalah proses pengemasan. Umumnya, proses pengemasan menggunakan wadah atau media berupa kotak atau kardus. Tak hanya itu, proses ini juga meliputi beberapa hal seperti menimbang berat, pemberian label dan alamat, serta instruksi pengiriman pesanan.
Proses Pengiriman
SOP terakhir yang perlu dilakukan yaitu proses pengiriman. Pihak pengirim perlu mengirim pesanan dengan mempertimbangkan strategi paling efektif untuk mencapai pengiriman yang efisien. Pada umumnya, Pesanan dapat langsung dikirimkan kepada pelanggan atau diintegrasikan terlebih dahulu dengan pesanan lain.
Kesimpulan
SOP atau Standar Operasional Prosedur pengiriman barang menjadi perihal penting untuk mencapai pengiriman yang efisien, aman, dan tepat waktu.
Dengan menerapkan SOP dengan baik, resiko hambatan seperti keterlambatan ataupun resiko kerusakan pada pesanan yang dikirim dapat diminimalisir. Sehingga pada akhirnya, kepuasan pelanggan dapat terus terjaga dan berdampak pada reputasi perusahaan
***
PT. Surya Inti Primakarya hadir untuk membantu dalam hal pengiriman barang serta mendukung kelancaran aktivitas ekspor impor Anda.
Tenaga-tenaga ahli ekspor impor serta layanan ahli kepabeanan dari SIP siap untuk membantu Anda dalam pengiriman barang yang aman, terpercaya, dan tepat waktu.
Silakan Hubungi Kami untuk informasi selengkapnya.