IDN
Kegiatan ekspor impor tidak terlepas dari salah satu jenis transportasi yaitu armada kapal laut. Kapal laut mampu mengangkut muatan dalam jumlah besar yang siap untuk diantarkan oleh pihak pengirim dari satu negara menuju negara lainnya.
Hampir seluruh pelaku ekspor impor pasti menggunakan armada kapal laut. Oleh karena itu, kapal laut menjadi salah satu transportasi dengan peran yang sangat penting dalam mendukung kelancaran perdagangan internasional.
Berhubungan dengan kapal laut, mungkin Anda pernah mendengar istilah shipping agancy. Untuk pembahasan kali ini, kita akan mengulas seputar apa itu shipping agency. Jadi, pastikan Anda menyimak penjelasan artikel ini hingga tuntas ya!
Apa Itu Shipping Agency?
Istockphoto.com
Istilah Shipping Agency merujuk pada pihak yang menjadi penghubung antara pihak pemilik kapal dengan pihak yang akan menyewa armada kapal untuk melakukan kegiatan ekspor. Shipping agency sendiri berwujud organisasi, perusahaan, atau lembaga.
Shipping agency juga bergerak untuk membantu mengurus perihal yang berhubungan dengan pelabuhan, kepatuhan hukum maritim, serta memberikan layanan logistik lainnya. Dengan adanya shipping agency pengiriman barang yang akan dilakukan dari satu negara menuju negara lainnya akan menjadi lebih terorganisir.
Baca Juga: Kenali Fungsi dan Jenis Shipping Mark dalam Logistik Global
Tugas Shipping Agency
Istockphoto.com
Dalam memainkan perannya, shipping agency harus melakukan tugas-tugasnya untuk membantu pihak pengirim dalam melakukan ekspor. Apa saja tugas-tugas yang dikerjakan shipping agency? Berikut adalah penjelasan lebih lanjutnya.
Mengkoordinasi Penjadwalan
Shipping agency bertugas untuk melakukan koordinasi penjadwalan yang berhubungan dengan proses pengiriman barang seperti jadwal kedatangan dan keberangkatan kapal agar menjadi lebih efisien. Lebih lanjut, tugas shipping agency mencakup perencanaan rute yang efisien dan pemantauan perubahan cuaca atau kondisi laut yang dapat mempengaruhi perjalanan kapal.
Mengurus Dokumen Perizinan
Istockphoto.com
Istockphoto.com
Shipping agency juga bertugas untuk melakukan pengurusan dokumen dan perizinan terkait kepatuhan pada hukum yang sudah ditentukan.
Mereka perlu memastikan kelengkapan dan kesesuaian semua dokumen terkait kapal, kargo, dan regulasi perdagangan internasional sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
Tugas satu ini dilakukan untuk mendukung kelancaran proses pengiriman agar tidak terhambat akibat adanya permasalahan pada saat verifikasi dokumen.
Dokumen-dokumen tersebut umumnya dapat berupa shipping instruction, loading list, mate receipt, bill of lading, cargo manifest, dan freight manifest.
Tahap Kerja Shipping Agency
Setiap tahapan kerja harus dilakukan shipping agency dengan benar dan teratur. Hal ini dikarenakan tahapan kerja yang dilakukan shipping agency tidak sedikit dan terbilang cukup rumit. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut terkait tahapan kerja dari shipping agency.
Menerima Permintaan
Tahap penerimaan permintaan menjadi tahapan awal yang akan dilakukan oleh shipping agency dalam melayani pihak pengirim maupun pemilik dari kapal kargo. Pada umumnya, permintaan yang akan dilayani mencakup informasi seperti jenis kargo, tujuan pengiriman, tanggal keberangkatan, dan persyaratan khusus lainnya.
Menentukan Perencanaan Pengiriman
Sudah menjadi tugas pihak shipping agency untuk menentukan perencanaan pengiriman yang lebih terorganisir, efisien, dan tepat waktu.
Dengan menentukan perencanaan yang tepat, proses pengiriman barang yang dilakukan akan menjadi lebih lancar. Tahapan ini dapat mencakup penentuan jalur yang paling optimal, memeriksa persyaratan dokumen, dan mengenali potensi hambatan yang mungkin timbul.
Penentuan Kapal yang Paling Sesuai dengan Muatan
Istockphoto.com
Pihak shipping agency akan membantu pihak pengirim dengan menentukan jenis kapal yang paling sesuai dengan jenis muatan yang akan dikirim. Selain itu, shipping agency akan berkoordinasi dengan pihak-pihak pelabuhan terkait dan penyedia layanan logistik dalam mengurus perihal-perihal yang dibutuhkan.
Mengurus Dokumen
Salah satu hal yang menjadi tanggung jawab pihak shipping agency yaitu mengurus dokumen-dokumen yang diperlukan terkait legalitas suatu pengiriman barang. Mereka harus memastikan setiap dokumen-dokumen logistik sudah sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Penjadwalan dan Koordinasi
Istockphoto.com
Selama menjalani tugasnya, shipping agency juga harus melakukan pengaturan penjadwalan dan memastikan setiap proses yang berjalan sudah sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Hal ini dapat mencakup ketibaan kapal, keberangkatan kapal, proses bongkar muat muatan, serta berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terlibat.
Pelayanan Kapal
Pada saat kapal berlabuh, pihak shipping agency akan memberikan pelayanan kapal secara menyeluruh. Pelayanan ini dapat berupa pengaturan bongkar muat kargo, dan memfasilitasi segala kebutuhan kapal serta awak kapal itu sendiri.
Pelaporan Hasil Pemantauan
Setiap status pengiriman barang harus dipantau secara berkala oleh pihak shipping agency dan kemudian akan dilaporkan kepada pihak-pihak terkait seperti pemilik barang serta pemilik kapal Setiap keadaan yang mungkin dan sudah terjadi harus segera disampaikan sebagai bentuk kabar baik maupun kewaspadaan.
Penyelesaian Proses Pengiriman
Penyelesaian proses pengiriman yang dilakukan shipping agency dapat mencakup beberapa hal seperti penyelesaian administrasi dan memastikan kelengkapan dan keakuratan dokumen pengiriman.
Selain itu, ketika proses pengiriman selesai, pihak shipping agency akan melakukan evaluasi proses pengiriman barang dan kinerja sebelumnya dan menerima feedback dari pelanggan yang sudah dilayani.
Kesimpulan
Secara keseluruhan, shipping agency memegang peran krusial dalam memastikan kelancaran dan keberhasilan proses pengiriman barang. Lebih lanjut, peran shipping agency tidak hanya terbatas pada aspek administratif, tetapi juga memainkan peran strategis dalam memastikan keberhasilan dan keamanan pengiriman barang di tingkat internasional.
***
Bagi Anda yang ingin melakukan kegiatan ekspor impor, Surya Inti Primakarya hadir dan siap untuk membantu Anda.
Surya Inti Primakarya atau disingkat SIP memberikan layanan ekspor impor terbaik yang ditangani oleh tenaga-tenaga ahli dan terpercaya.
Butuh info selengkapnya? Segera untuk Hubungi Kami.