Kenali Definisi dan Jenis Surat Jalan Di Dunia Logistik

Dunia logistik sangat erat kaitannya dengan aktivitas pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Mulai untuk memenuhi kebutuhan pembelian atau penjualan, penitipan, penyimpanan, hingga pengembalian barang. 

Surat jalan adalah dokumen yang dinilai penting untuk kelancaran proses logistik yang dijalankan. Hal ini menjadi penting karena berguna untuk memperjelas informasi terkait pengiriman barang yang akan dilakukan. Hal tersebut dapat berupa informasi seputar pihak penerima dan jenis barang yang dikirim.

Pada kesempatan kali ini, kita akan mengulas apa itu surat jalan, apa saja jenisnya, dan apa fungsinya dalam dunia logistik. Oleh karena itu, simak penjelasannya hingga tuntas ya!

Apa Itu Surat Jalan

Freepik.com

Secara luas, surat jalan merupakan sebuah dokumen yang bersifat legal dan wajib disertakan dalam proses logistik dan digunakan oleh pihak pengirim barang untuk mengirim barang ke pihak penerima. Dalam hal ini, pengiriman yang dilakukan dapat berupa perusahaan maupun penjual kepada konsumen.

Pada umumnya, dokumen ini akan dibawa oleh petugas pengirim atau supir yang melakukan pengiriman barang. Dokumen ini digunakan sebagai identitas serta bukti kesepakatan yang terjalin antara pihak penjual dan pembeli. Kedua belah pihak dapat menyesuaikan barang yang sudah tiba dengan informasi yang ada pada surat jalan. 

Apabila ada ketidaksesuaian pada barang, maka pihak pembeli atau penerima dapat mengajukan komplain. Dengan demikian, surat jalan adalah dokumen yang penting untuk disertakan dalam proses pengiriman barang.

Jenis-Jenis Surat Jalan

Freepik.com

Dalam penggunaanya, terdapat jenis-jenis surat jalan yang umum digunakan pada aktivitas logistik atau pengiriman barang. Setiap jenis memiliki fungsi dan kesesuaian masing-masing pada kebutuhan pihak penjual atau perusahaan.

Berikut adalah beberapa jenis surat jalan yang umum digunakan.
 

Surat Jalan Pengiriman Barang

Salah satu surat jalan yang paling umum digunakan adalah surat jalan pengiriman barang. Surat ini digunakan sebagai lampiran informasi seputar barang yang dikirimkan serta sebagai landasan kesesuaian pesanan konsumen.

Bentuk dari surat jalan pengiriman barang mengikuti pola transaksi jual beli yang sah. Dengan demikian, jenis surat jalan ini meliputi perihal rinci seperti identitas pengirim dan penerima, jenis dan berat barang, jumlah unit, biaya pengiriman, dan tanda tangan sebagai konfirmasi penerimaan barang.

Jenis surat jalan ini juga umum digunakan untuk layanan logistik yang menerapkan sistem door to door atau port to port. Hal ini dikarenakan pada faktanya jenis layanan ini membutuhkan dokumen dengan fungsi untuk memperjelas informasi seputar barang yang dikirimkan.

Surat Jalan Penitipan Barang

Selain surat jalan pengiriman barang, adapun surat jalan yang difungsikan untuk logistik penitipan barang. Surat penitipan barang akan dikeluarkan oleh pihak manajemen gudang untuk kemudian diberikan kepada staff pergudangan.

Jenis surat jalan ini digunakan sebagai dokumen informasi yang mendukung bukti penitipan barang. Artinya, jenis surat ini digunakan untuk menjamin keamanan penitipan barang.

Surat Jalan Pengembalian Barang

Jenis surat jalan lain yang umum digunakan yaitu surat jalan pengembalian barang. Surat ini digunakan untuk saat proses retur atau pengembalian barang. Pada umumnya konsumen dapat menggunakan surat jalan yang dibuat oleh penjual. Surat tersebut akan dilampirkan pada barang yang konsumen kembalikan.
 

Surat Jalan Transaksi Barang Kredit

Dalam dunia logistik, surat jalan ini berperan sebagai catatan transaksi yang mencakup rincian penuh mengenai barang yang dikirim dan informasi tentang pembiayaan yang diberikan pada pelanggan dengan pembayaran di masa mendatang. 

Surat jalan transaksi barang kredit mencantumkan detail seperti identitas pengirim dan penerima, jenis barang, kuantitas, serta syarat-syarat pembayaran kredit yang telah disepakati. 

Surat jalan transaksi barang kredit dinilai sebagai instrumen yang penting untuk memfasilitasi transaksi bisnis yang memungkinkan kelancaran distribusi barang sambil memberikan fleksibilitas pembayaran kepada pihak yang menerima.

Freepik.com

Surat Jalan Transaksi Barang Tunai

Tidak berbeda jauh, surat ini digunakan untuk mendukung bukti informasi seputar pengiriman barang namun dengan jenis transaksi yang berupa tunai. Hanya saja, jenis surat jalan ini tidak buat berdasarkan pesanan dari pihak sales.

Surat Jalan Drop Canvasser

Jenis surat jalan drop canvasser merupakan jenis dokumen yang disusun sebagai tanda bukti mengenai catatan pembayaran atau transfer yang diberikan oleh pihak gudang kepada kanvaser. 

Jumlah barang yang akan dikirimkan ditetapkan oleh pihak gudang yang kemudian dilakukan pengiriman kepada pihak kanvaser dengan ketentuan yang sudah pihak perusahaan tetapkan.

Fungsi dari Surat Jalan

Freepik.com

Berdasarkan penjelasan dari poin-poin sebelumnya, surat jalan memiliki fungsi tersendiri di dunia logistik. Surat jalan berfungsi sebagai dokumen resmi yang merekam dan mengkonfirmasi setiap pergerakan barang dari satu titik ke titik lainnya dalam rantai pasok.

Surat jalan mencakup informasi-informasi yang berisikan identitas pihak pengirim dan pihak penerima, deskripsi barang, jumlah yang dikirimkan, dan rincian logistik lainnya. 

Tak hanya itu, surat jalan juga difungsikan sebagai bukti kegiatan pengiriman yang sah serta dapat digunakan untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang tertera dalam dokumen tersebut.

Kesimpulan
 

Surat jalan menjadi salah satu dokumen yang sangat dibutuhkan di dunia logistik. Hal ini dikarenakan, surat jalan berisikan informasi yang mendukung kelancaran proses pengiriman barang. Tak hanya itu, surat jalan juga dapat digunakan kedua belah pihak untuk memastikan kesesuaian barang yang dikirim dengan informasi yang tertera pada surat jalan.
 

***

Jika Anda membutuhkan layanan jasa pengiriman barang serta layanan ekspor impor, SIP adalah jawabannya.
 

Bersama tenaga-tenaga profesional dan berkompeten, PT. Surya Inti Primakarya siap melayani pengiriman barang Anda dengan aman, terpercaya, serta tepat waktu.

Segera Hubungi kami untuk informasi selengkapnya.