IDN
Setiap kegiatan pelayaran pengiriman barang membutuhkan operasional pengangkutan barang yang efektif dan efisien. Tentunya setiap perusahaan pelayaran tidak ingin mengalami kerugian akibat perihal yang sebenarnya tidak perlu. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan pemeriksaan data beserta bukti untuk mencapai tingkat kesesuaian pada jalannya operasional.
Pemeriksaan ini disebut juga sebagai freight audit atau audit pengangkutan. Audit pengangkutan umum dilakukan perusahaan karena segala aktivitas serta pengeluaran biaya harus disesuaikan dengan kebutuhan jalannya operasional.
Berikut ini adalah penjelasan seputar definisi, fungsi dan langkah kunci dari freight audit atau audit pengangkutan.
Pengertian Freight Audit
www.istockphoto.com
Freight Audit atau audit pengangkutan merupakan sebuah proses pemeriksaan atau validasi pada dokumen maupun faktur secara cermat untuk memastikan keakuratan dan keandalan pada setiap proses operasional.
Freight Audit menjadi perihal penting karena perusahaan harus memastikan bahwa setiap pengeluaran biaya dalam memenuhi tagihan sudah sesuai. Apabila terjadi ketidak sesuaian, freight audit membantu perusahaan untuk segera mencari penyebab dan memperbaikinya.
Freight Audit umumnya dilakukan setelah proses pembayaran tagihan sudah terpenuhi. Audit dilakukan dilakukan 6-12 bulan dari terjadinya pembayaran tagihan.
Baca Juga: Cara Impor Barang Keluar Negeri, Pelajari Disini
Fungsi Freight Audit
www.istockphoto.com
Dalam operasi bisnis pelayaran freight audit memainkan peranan penting untuk memastikan kesesuaian serta efisiensi proses operasional perusahaan. Berikut ini adalah beberapa perihal terkait fungsi dari freight audit atau audit pengangkutan.
Identifikasi Kesalahan
Freight audit dapat membantu perusahaan apabila terjadi ketidaksesuaian akibat adanya kesalahan pada faktur pengiriman. Umumnya kesalahan ini berupa perhitungan biaya yang tidak sesuai, ataupun ada pengeluaran yang dobel dan berpotensi untuk menimbulkan kerugian.
Dengan freight audit, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki kesalahan serta memastikan jumlah pengeluaran yang seharusnya dikeluarkan.
Penghematan Biaya
Anggaran perusahaan seringkali keluar untuk kebutuhan operasional pengangkutan. Dengan perhitungan yang disesuaikan untuk kebutuhan-kebutuhan seperlunya, pengeluaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dapat ditekan.
Peningkatan pada Visibilitas Kontrol
Freight audit difungsikan perusahaan untuk meningkatkan visibilitas pada kontrol biaya operasional transportasi. Setiap data dan laporan akan dianalisis guna memahami pola, biaya, serta kinerja pengiriman.
Kepatuhan dan Peraturan Kontrak
Isi dari peraturan kontrak umumnya berisikan seputar syarat dan ketentuan tertentu. Diantaranya adalah tarif, ukuran tingkat layanan, serta biaya-biaya tambahan yang diperlukan.
Dengan freight audit, perusahaan dapat mencegah adanya biaya-biaya yang tidak sah untuk dibayarkan sehingga dapat meminimalisir penyimpangan yang mungkin terjadi pada proses operasional pengangkutan.
Selain itu, freight audit dapat memastikan bahwa perusahaan telah menjalankan kepatuhan terhadap persyaratan standar industri, ketentuan tarif, serta peraturan-peraturan yang ada.
Meningkatkan Efisiensi Operasional
Freight Audit difungsikan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional. Freight audit dapat memberikan data-data yang membuat perusahaan mampu mengenali operasional logistik mereka.
Sehingga freight audit atau audit pengangkutan perusahaan dapat menentukan langkah-langkah untuk mendukung peningkatan efisiensi operasional mereka.
Langkah Kunci Dilakukannya Freight Audit
www.istockphoto.com
Terdapat beberapa langkah kunci pada proses freight audit atau audit pengangkutan. Simak penjelasanya berikut ini.
Proses Verifikasi Faktur
Langkah awal yang dilakukan pada proses freight audit adalah proses verifikasi pada faktur. Proses ini dilakukan untuk menyesuaikan faktur pengiriman dengan dokumentasi pengiriman yang berupa bill of lading atau tanda terima pengiriman.
Langkah ini juga dilakukan untuk memastikan bahwa biaya dan layanan sudah sesuai dengan data rincian pengiriman yang sebenarnya. Tim audit akan melakukan verifikasi pada keakuratan tarif, tambahan-tambahan biaya, serta diskon atau potongan biaya yang berlaku.
Proses Audit Biaya Tambahan (Aksesori)
Biaya tambahan atau biaya aksesori diperlukan apabila terdapat pengiriman barang yang membutuhkan proses khusus hingga mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan biaya tambahan bahan bakar, dan pelayanan serta penanganan khusus.
Setiap biaya tambahan atau biaya aksesori akan diperiksa demi kebutuhan validasi dan keakuratan yang pasti.
Proses Verifikasi Pembayaran Duplikat
Pembayaran duplikat merupakan pembayaran yang dilakukan pada tagihan yang sama. Pembayaran duplikat dapat dihindari dengan dilakukannya freight audit. Tim audit akan melakukan peninjauan serta verifikasi apakah ada pembayaran dobel yang terjadi.
Proses Audit Penanganan Pengecualian Serta Penyelesaian Sengketa
Apabila terjadi perbedaan atau kesalahan pada penagihan dan perselisihan, tim audit akan melakukan komunikasi dengan pemangku kepentingan untuk segera menyelesaikan suatu permasalahan tersebut.
Dengan proses audit, perbedaan dapat diklasifikasi serta penagihan dapat dipastikan lebih akurat. Tentu proses ini akan melibatkan prosedur penyelesaian sengketa, manajemen klaim, dan negosiasi.
Audit pada Kepatuhan Tarif
Proses audit pada kepatuhan tarif meliputi beberapa hal seperti verifikasi faktur tarif, kepatuhan standar industri serta persyaratan peraturan. Proses audit ini akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi apakah terdapat sebuah pelanggaran.
Kesimpulan
Freight audit atau audit pengangkutan memiliki peran dan fungsi vital dalam kelancaran operasional perusahaan pelayaran serta pengangkutan barang.
Freight audit menjadi penting dilakukan karena setiap perusahaan menginginkan pengeluaran biaya serta operasional selancar dan seefisien mungkin.
Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda.
***
Surya Inti Primakarya menawarkan jasa pengiriman barang serta layanan ekspor impor untuk mendukung aktivitas pengiriman barang Anda.
SIP memiliki tenaga ahli ekspor impor serta layanan ahli kepabeanan yang siap mengantarkan barang Anda dengan aman, terpercaya dan tepat waktu.
Butuh Informasi lebih lanjut? Silakan Hubungi Kami.