IDN
Bingung membedakan antara quotation atau penawaran dan invoice atau faktur? Sebagai pemilik usaha, perlu mengetahui perbedaan antara dokumen ini.
Kedua dokumen tersebut memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda dalam dunia bisnis eCommerce. Memahami perbedaan antara penawaran dan faktur dapat membantu Anda memutuskan kapan harus mengirimkan tagihan tersebut kepada klien.
Untuk membantu, berikut kita ulas apa itu invoice dan quotation, fungsi dan perbedaannya.
Baca Juga: Mudah! Ini Cara Membuat Commercial Invoice yang Aman
Definisi Invoice dan Quotation
Apa Itu Invoice?
Invoice atau faktur merupakan dokumen resmi yang diterbitkan pihak penjual yang berisi daftar produk atau layanan yang akan diberikan pada pembeli untuk kebutuhan pembayaran dan caranya baik dibayar sekaligus atau dicicil.
Faktur mencantumkan detail barang, tentang pembelian, tanggal pemesanan, barang yang dibeli, alamat, dan informasi pembeli dan penjual, serta nomor faktur dan pesanan. Hal ini memastikan komunikasi yang jelas antara kedua belah pihak dan menyediakan catatan transaksi.
Selain itu, dokumen ini tak hanya berfungsi sebagai bukti pembelian, tapi bisa digunakan untuk mengklaim garansi, penggantian barang, atau memfasilitasi pengembalian. Faktur akan dikirimkan secara elektronik atau di atas materai dengan perangkat lunak faktur.
Apa Itu Quotation?
Quotation atau penawaran harga disebut juga penawaran penjualan dan harga yang merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli berisi perkiraan biaya suatu produk atau layanan sebelum transaksi dilakukan.
Dokumen ini berisi deskripsi produk, jumlah, harga, serta syarat dan ketentuan untuk panduan pada calon pembeli terkait pesanan pembelian dalam bisnis grosir dan B2B.
Dalam penawaran harga, perkiraan biaya menjadi awal kegiatan ini dan harga yang ditetapkan tidak dapat diubah setelah ditawarkan tanpa perjanjian bisnis baru.
Jenis-Jenis Invoice dan Quotation
Jenis Invoices
- Standar Invoices digunakan untuk transaksi satu kali dan berfungsi sebagai permintaan pembayaran formal setelah barang atau jasa dikirim.
- Recurring invoices yang diterbitkan untuk produk berulang yang ditagih secara berkala.
- Proforma invoices diterbitkan setelah kesepakatan awal dibuat.
Jenis Quotation
- Estimated quotes untuk memberikan perkiraan biaya kasar untuk diskusi awal.
- Detailed breakdown untuk menawarkan perkiraan biaya yang komprehensif.
Invoice vs Quotation
Berikut adalah perbedaan utama antara penawaran harga dan faktur:
- Perbedaan pertama dari kedua dokumen ini adalah waktu pembuatan tagihan. Penawaran harga diberikan pada pembeli sebelum transaksi dimulai dan mencakup daftar harga produk/layanan, pajak, syarat, proses pembayaran, dan banyak lagi.
Di sisi lain, faktur diberikan pembeli setelah pekerjaan selesai dilakukan yang mencakup daftar produk, nilai biaya, pajak, metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan lainnya.
- Dalam penawaran harga, biaya dapat berubah tergantung negosiasi pembeli dan penjual. Dokumen penawaran juga tidak mencantumkan ketentuan pembayaran karena tidak meminta pembayaran.
Sementara untuk faktur, sudah berisi rincian produk penjual kepada pembeli. Dalam dokumen ini berisi info ketentuan pembayaran dan cara pembayaran yang meminta pembayaran dari pelanggan.
- Dokumen quotation menjadi perkiraan biaya produk dan memiliki landasan hukum yang kuat. Sedangkan faktur menjadi dokumen yang mengikat secara hukum yang mewajibkan pembeli membayar sejumlah yang ditentukan.
Kesimpulan
Baik quotion dan invoice, memiliki fungsi penting dalam bisnis, baik usaha kecil, menengah hingga besar dan eCommerce. Semoga artikel ini dapat membantu Anda memberikan informasi akurat seputar dua dokumen pembayaran ini.
Pilih Surya Inti Primakarya untuk layanan pengiriman yang aman dan tepat waktu.
Pengiriman Anda akan ditangani oleh tenaga ekspor impor terpercaya, dan ahli kepabeanan yang berkompeten.
Hubungi Kami, segera!