IDN
Di dalam proses logistik, surat jalan barang berperan krusial untuk menjamin kelancaran dan ketertiban pengiriman barang.
Surat ini juga merupakan jenis dokumen resmi, dimana pengiriman produk tanpa dokumen ini akan dianggap tidak sah.
Lalu, seperti apa sebenarnya surat jalan barang?
Pengertian Surat Jalan Barang
Surat jalan barang adalah dokumen yang wajib ada saat proses pengiriman barang dilakukan. Surat ini menjadi bukti pengiriman dari penjual ke pembeli disertakan dengan informasi detail tentang barang tersebut, seperti jenis, ukuran, jumlah hingga identitas pengirim dan penerima.
Pembuatan dokumen ini dibuat atau diterbitkan oleh pengirim atau perusahaan jasa yang digunakan atas pengiriman barang.
Fungsi Surat Jalan Barang
Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang
Ini menjadi fungsi utama dan pertama adanya surat jalan ini. Di mana ini menjadi bukti resmi untuk pengiriman barang dari pengirim ke penerima. Dengan begitu, baik pengirim atau penerima dapat menjadikan surat ini dapat digunakan sebagai bukti dan referensi jika ada masalah terjadi mengenai proses pengiriman.
Sebagai Kontrol pada Proses Pengiriman
Surat jalan ini juga berguna sebagai surat kontrol dan verifikasi, karena berisi informasi terkait mengenai pengirim, barang dan penerima. Jadi, dokumen ini membantu semua pihak terkait, termasuk ekspedisi atau kurir memastikan barang diproses sesuai dengan kesepakatan.
Referensi pada Administrasi Keuangan
Selain perizinan dan kemudahan pada kegiatan logistik, surat jalan juga bisa menjadi dokumen pendukung terkait keuangan dan pengeluaran. Apalagi, terkadang pengiriman barang sering dilakukan sebelum adanya pembayaran.
Dokumen Legal
Selanjutnya adalah berfungsi menjadi dokumen legal yang sah di mata hukum. Jadi jika terjadi kerugian atau perselisihan terkait status pengiriman, dokumen ini sah sebagai alat pendukung secara hukum.
Poin Penting dalam Surat Jalan
- Kop surat berisi informasi perusahaan pengirim secara detail. Informasi ini harus ada agar penerima dan pihak pengirim tahu darimana asal barang tersebut.
- Nomor surat jalan adalah deretan nomor unik sebagai referensi administratif yang nantinya memudahkan pelacakan barang dalam pelacakan pengiriman barang.
- Tanggal pengiriman mengacu pada tanggal kapan surat dan barang dikirim dan dicantumkan dengan jelas pada barang.
- Data pengirim dan penerima berisi informasi lengkap mengenai siapa pengiriman dan penerima barang. Termasuk nama penerima, alamat, serta nomor telepon dan hal penting lainnya.
- Rincian barang memuat detail barang dan spesifikasinya, seperti jumlah, jenis, berat, dan lainnya.
- Nama dan tanda tangan pengirim dan penerima juga harus disertakan saat barang sudah ditangan jasa pengiriman dan tanda tangan penerima, saat barang sudah sampai tujuan.
- Catatan khusus ini menjadi instruksi atau informasi khusus dan bersifat opsional. Misalnya, barang yang dikirim rentan pecah, maka disarankan untuk mencantumkan catatan sebagai perlindungan barang.
Isi Surat Jalan
Dalam surat ini berisi informasi penting soal barang dan pihak terkait. Berikut beberapa isi dalam surat jalan saat proses logistik, meliputi :
- Lembar awal menjadi bukti yang menjadi pegangan pihak pengirim sebagai bukti transaksi
- Lembar yang kedua dimiliki oleh pihak penerima yang digunakan untuk memudahkan pengambilan barang setelah sampai di tujuan.
- Lembar yang ketiga akan dimiliki oleh perusahaan sebagai bukti sah pengiriman barang dilakukan.
Kesimpulan
Surat jalan barang tak hanya sebagai dokumen penting agar pengiriman berjalan lancar, namun berfungsi sebagai bagian administrasi dan dokumen legal.
Semoga informasi di atas dapat menambah info Anda sebagai pengirim, penerima atau memiliki usaha yang bergerak di bidang pengiriman bahwa pentingnya memiliki surat jalan demi proses logistik yang lancar jaya.
Ingin melakukan kegiatan ekspor impor? Surya Inti Primakarya hadir dan siap untuk membantu Anda.
Surya Inti Primakarya atau disingkat SIP memberikan layanan ekspor impor terbaik yang ditangani oleh tenaga-tenaga ahli dan terpercaya.
Butuh info selengkapnya? Segera untuk Hubungi Kami