Apa Itu Advanced Shipping Notice: Ini Penjelasan Lengkapnya!

Mengoptimalkan pengiriman barang secara pasti menjadi bagian penting dalam proses logistik. Advanced Shipping Notice menjadi salah satu komponen penting dalam mengoptimalkan proses pengiriman barang. 

ASN menjadi metode yang digunakan untuk memberikan informasi terperinci tentang pengiriman barang yang akan datang kepada pihak penerima sebelum barang tiba.

Baca Juga: Cari Tahu Penyebab Biaya Pengiriman Mahal Disini!

Yuk kita bahas lebih lanjut! 

Pengertian Advanced Shipping Notice (ASN)

istockphoto.com

Secara umum, Advanced Shipping Notice atau Pemberitahuan Pengiriman Lanjutan adalah dokumen elektronik atau pemberitahuan yang dikirim oleh pemasok atau penyedia layanan logistik kepada penerima barang sebelum pengiriman fisik tiba. 

Dokumen tersebut berisi informasi terperinci terkait pengiriman, seperti jenis barang, jumlah, tanggal pengiriman perkiraan, nomor pengiriman dan pengiriman, nomor pelacakan dan informasi lain yang relevan. Tujuan ASN adalah memberikan visibilitas dan transparansi yang tinggi terhadap pengiriman, sehingga penerima barang dapat mengelola penerimaan dengan lebih efisien.

Fungsi Advanced Shipping Notice

istockphoto.com

1. Meningkatkan Visibilitas

Dengan memberikan informasi terperinci mengenai pengiriman yang sedang berlangsung, hal ini akan membantu meningkatkan visibilitas terhadap barang yang akan diterima. Penerima dapat melihat jenis barang, jumlahnya, dan tanggal perkiraan kedatangannya sehingga mereka bisa mempersiapkan waktu berada di tempat saat barang akan tiba. Ini membantu mengurangi ketidakpastian dan memungkinkan perencanaan penerimaan yang lebih baik.

2. Mempermudah Penerimaan Barang

Metode ini juga memungkinkan penerima barang untuk mempersiapkan fasilitas mereka dengan lebih baik untuk penerimaan barang tersebut. Mereka dapat mengatur tenaga kerja, peralatan, dan ruang penyimpanan dengan lebih efisien, berdasarkan informasi yang diberikan dalam ASN. Hal ini dapat mengurangi waktu tunggu dan biaya yang terkait dengan penerimaan barang.

3. Mengurangi Kesalahan Penerimaan

Dengan memiliki informasi yang akurat dan terperinci tentang pengiriman, penerima dapat memeriksa pesanan mereka lebih cermat. Mereka dapat membandingkan isi pengiriman dengan informasi dalam ASN dan menyesuaikannya jadi tidak akan akan kekeliruan atau risiko kesalahan penerimaan.

4. Mempercepat Proses Penyusunan Stok

ASN juga memungkinkan perusahaan untuk memproses barang yang diterima dengan lebih cepat. Informasi yang diberikan dalam ASN dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan menempatkan barang dengan lebih efisien dalam gudang atau pusat distribusi. Hal ini dapat mempercepat proses penyusunan stok dan pengiriman barang kepada pelanggan.

5. Mengurangi Lead Time dan Mempercepat Proses

Dengan informasi awal, penerima dapat mempercepat proses kiriman yang masuk. Melalui pengurangan waktu yang dialokasikan untuk tugas-tugas administratif, dan memudahkan aktivitas logistik lainnya, sehingga mempercepat pemenuhan pesanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Cara Kerja Advanced Shipping Notice 

istockphoto.com

1. Persiapan oleh Pihak Terkait 

Langkah awal dalam proses pembuatan ASN adalah persiapan dokumen dari pihak pemasok atau penyedia layanan logistik. Mereka mengumpulkan informasi yang relevan tentang pengiriman, seperti jumlah barang, nomor barang, dan tanggal pengiriman perkiraan. Informasi ini kemudian masuk dalam dokumen ASN yang sesuai dengan format yang telah disepakati dengan penerima barang.

2. Pengiriman ASN ke Penerima Barang

Setelah dokumen selesai, pemasok atau penyedia layanan logistik mengirimkannya kepada penerima barang. Pengiriman akan dilakukan secara elektronik melalui sistem yang terhubung antara penjual atau pengirim dengan penerima barang. Dokumen ini juga dapat disertakan dalam pengiriman fisik atau diunggah secara online yang dapat diakses oleh penerima barang.

3. Penerimaan dan Verifikasi ASN oleh Penerima Barang

Penerima menerima dokumen ASN dan memeriksanya. Membandingkan informasi dalam ASN dengan pesanan yang sudah mereka buat, dengan kondisi fasilitas untuk menerima barang. Jika ada ketidaksesuaian atau perbedaan antara informasi dalam ASN dengan kondisi aktual, penerima dapat berkomunikasi dengan penyedia layanan logistik untuk klarifikasi.

4. Penerimaan Fisik Barang

Setelah persiapan yang tepat berdasarkan informasi dalam dokumen, penerima akan menerima barang pengiriman fisik barang. Barang-barang tersebut tiba sesuai dengan tanggal yang tercantum dalam ASN. 

5. Pembaruan Data dan Analisis

Informasi dari ASN dapat digunakan untuk memperbarui data dalam sistem manajemen rantai pasokan. Data ini dapat digunakan untuk analisis kinerja dan perbaikan berkelanjutan dalam proses logistik.

Kesimpulan

Advanced Shipping Notice menjadi alat penting dalam manajemen logistik yang membantu meningkatkan visibilitas, efisiensi, dan akurasi dalam proses pengiriman barang. Dengan memberikan informasi terperinci tentang pengiriman kepada penerima barang sebelumnya, dokumen ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola penerimaan dan distribusi barang dengan lebih baik.

Dalam era yang semakin terhubung secara digital, Advanced Shipping Notice juga memainkan peran penting dalam mendukung efisiensi dan transparansi dalam manajemen logistik global.

Bingung mencari jasa logistik dan pelayana kepabeanan terpercaya? Surya Inti Primakarya jawabannya! Kami siap membantu pengiriman barang melalui laut dan udara dengan tim profesional terbaik, pengiriman barang lebih aman dan cepat.

Butuh info lebih lanjut? Segera Hubungi kami.