Returns Management: Strategi Penting Untuk Kelancaran Bisnis!

Setiap pelaku usaha produksi maupun pengecer tentunya akan mengirim produk mereka yang kemudian akan diterima pelanggan. Di satu sisi, pelanggan juga tentunya menginginkan produk yang mereka pesan memiliki kualitas dan kondisi yang baik ketika diterima.

 

Namun terkadang ada saja kondisi dimana suatu produk yang dipesan memiliki kekurangan atau penurunan kualitas pada saat produksi ataupun pengiriman. Dengan kondisi ini, tentunya pihak pelanggan akan melakukan pengembalian produk untuk ditukarkan kembali dengan yang baru.

 

Sehingga hal ini mengharuskan pihak produsen atau pengecer untuk melakukan pengelolaan pengembalian atau returns management agar proses pendistribusian barang tidak terganggu dan menghambat jalannya bisnis. Terlebih lagi hal ini berhubungan langsung pada tingkat kepuasan pelanggan.

 

Pada artikel ini, kita akan mengulas lebih dalam apa itu returns management, mengapa hal ini menjadi penting, dan bagaimana cara mengelolanya. Simak penjelasan artikel ini hingga tuntas agar Anda dapat memahami bagaimana alur proses strategi pengelolaan ini.

 

Pengertian Returns Management

 

Istockphoto.com

 

Returns Management merupakan sebuah strategi pengelolaan yang dilakukan untuk memaksimalkan proses pengembalian barang dari pihak pelanggan dengan lebih efisien dan efektif. 

 

Strategi pengelolaan ini mengatur siklus perjalanan suatu barang atau produk yang harus dikembalikan karena beberapa alasan dengan meliputi beberapa proses yaitu permintaan pengembalian hingga kedatangan barang di gudang.

 

Pentingnya Returns Management

 

Istockphoto.com

 

Returns management, atau pengelolaan pengembalian barang, memiliki peran yang sangat penting dalam rantai pasokan dan operasi bisnis secara keseluruhan. 

 

Proses ini tidak hanya berkaitan dengan penanganan barang yang dikembalikan oleh pelanggan, tetapi juga melibatkan pemahaman terhadap alasan di balik pengembalian tersebut.

 

Selain itu, pengelolaan pengembalian yang baik juga dapat mengurangi kerugian finansial yang dapat timbul akibat pengembalian barang yang tidak efisien. 

 

Oleh karena itulah, returns management tidak hanya menjadi tanggung jawab departemen layanan pelanggan, tetapi juga merupakan elemen penting dalam strategi bisnis secara keseluruhan, yang dapat berkontribusi pada efisiensi operasional dan keberlanjutan jangka panjang perusahaan.

 

Baca Juga: Bullwhip Effect: Penting untuk Dipahami dan Diantisipasi

 

Proses Pengembalian Barang

 

istockphoto.com

 

Penerimaan dan Pemeriksaan

 

Pada saat pihak pelanggan mengajukan returns maka pihak pengecer harus melakukan verifikasi. Tahap verifikasi melibatkan pengecekan ke dalam sistem untuk memastikan bahwa nomor pesanan dan informasi lainnya sesuai dengan catatan perusahaan. 

 

Proses ini juga dapat mencakup pengecekan stok untuk memastikan bahwa barang tersebut masih dapat dijual atau apakah perlu dihapus dari inventaris.

 

Monitoring dan Dokumentasi

 

Istockphoto.com

 

Tahap selanjutnya yaitu tahap monitoring atau pengawasan dan dokumentasi. Pengawasan yang akurat dengan disertakan dokumentasi menjadi hal yang dinilai penting karena setiap barang yang dikembalikan perlu memiliki nomor pesanan asli serta SKU. 

 

Selain itu, dalam tahap ini setiap barang yang dikembalikan harus disertai dengan dokumen-dokumen yang berisikan hal-hal yang mencakup alasan pengembalian, data pihak pelanggan, serta kondisi dari barang yang dikembalikan itu sendiri.

 

Pengkategorisasian

 

Setelah mengetahui alasan pengembalian dan kondisi barang yang dikembalikan, pihak pengecer akan melakukan pengkategorisasian jenis kerusakannya. Hal ini menjadi perlu untuk menentukan langkah selanjutnya ketika barang sudah tiba di gudang. 

 

Restock

 

Jika masih ada produk yang terbilang masih dalam kondisi yang baik dan masih layak untuk dijual kembali, maka produk tersebut akan dikembalikan kepada pihak produsen oleh pengecer untuk kemudian dilakukan pembersihan dan pengemasan ulang.

 

Pengembalian Uang

 

Istockphoto.com

 

Apabila barang yang dikembalikan merupakan jenis produk yang tidak dapat dikonsumsi, maka pihak pengecer umumnya akan mengembalikan dana yang sudah dikeluarkan pelanggan. Namun tak sedikit juga ada yang justru meminta penukaran barang dengan kualitas yang baru. 

 

Strategi Returns Management yang Efisien

 

Adapun strategi  yang dapat Anda terapkan untuk memaksimalkan proses returns management yang lebih efisien. Berikut adalah langkah-langkahnya.

 

Prosedur Pengembalian

 

Prosedur pengembalian harus dipahami oleh kedua belah pihak entah itu pihak pengecer maupun pihak pelanggan. Berikut ini adalah beberapa hal yang dipertimbangkan dalam prosedur pengembalian barang yang baik.

 

1. Kejelasan dan Komunikasi yang Transparan

 

2. Penggunaan waktu untuk pengembalian yang masuk akal

 

3. Adanya fleksibilitas pengembalian

 

4. Proses pengembalian yang tidak sulit

 

5. Pihak pelanggan yang positif

 

6. Patuh terhadap ketentuan hukum

 

Memiliki Sumber Daya yang Berkompeten

 

Istockphoto.com

 

Karena proses pengembalian barang atau returns management terbilang rumit, maka pengecer perlu memiliki sumber daya yang berkompeten. Dengan sumber daya yang berkompeten, maka pengelolaan pengembalian barang dapat dilakukan dengan efisien. Dengan begitu kepuasan pelanggan akan meningkat dan kembali untuk melakukan pemesanan.

 

Bekerja Sama dengan Pihak Ketiga

 

Salah satu strategi yang dapat pihak pengecer terapkan apabila ingin menghasilkan returns management yang efisien yaitu bekerja sama dengan pihak ketiga.

 

Dengan cara ini, Anda dapat memanfaatkan keahlian khusus, penghematan biaya, proses yang efisien, peningkatan pengalaman pelanggan, kemudahan analisis, dan kemampuan internasional yang mereka tawarkan.

 

Menentukan Biaya Pengembalian

 

Menentukan biaya pengembalian dapat menjadi salah satu strategi agar proses pengembalian barang menjadi lebih teratur dan efisien. Pertimbangan ini tentunya perlu didasari oleh suatu alasan mengapa cara ini perlu untuk dilakukan.

 

Jika barang yang dikembalikan selalu dalam jumlah banyak, maka pihak pengecer dapat memberikan biaya pengembalian agar kedepannya pihak pelanggan tidak memesan produk dengan jumlah yang terlalu besar.

 

Namun, pihak pengecer juga perlu mempertimbangkan untuk memberikan biaya pengembalian secara gratis agar pihak pelanggan tetap memiliki respon yang positif dan tidak berpaling.

 

Penggunaan Teknologi Canggih

 

Penggunaan teknologi canggih untuk returns management dapat mempermudah proses retur dengan memanfaatkan otomatisasi. 

 

Perangkat lunak manajemen retur dapat membantu pihak pengecer untuk mengelola komunikasi dengan pelanggan selama proses retur, memproses pengembalian dana ketika diperlukan, dan memberikan visibilitas dan pelacakan yang lebih baik terhadap barang yang dikembalikan.

 

Kesimpulan

 

Returns management menjadi salah satu hal yang tidak kalah penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenakan returns management juga dapat mempengaruhi kelancaran suatu bisnis terlebih lagi untuk pihak pengecer. 

 

Setiap pengembalian barang harus dilakukan dengan seefisien mungkin. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan beberapa strategi dan tentunya bertujuan untuk meminimalisir kerugian bagi pihak pengecer.

 

***

 

Jika Anda membutuhkan jasa pengiriman barang, PT. Surya Inti Primakarya dapat membantu anda dalam melayani proses pengiriman barang hingga skala ekspor impor.

 

Barang Anda akan dilayani SIP dengan ditangani oleh tenaga-tenaga ahli ekspor impor, ahli kepabeanan, aman, terpercaya, dan tepat waktu 

 

Tertarik untuk menggunakan jasa SIP? Segera Hubungi Kami.