Mengenal Lebih Dekat Fungsi dan Isi Shipping Instruction

Dalam dunia perdagangan baik ekspor dan impor, pengiriman barang menjadi bagian penting sebagai penghubung produsen, pemasok, dan konsumen dari berbagai negara di dunia. 

Agar pengiriman barang berjalan lancar, diperlukan dokumen-dokumen yang lengkap dan akurat. Salah satu dokumen yang memegang peranan penting dalam proses pengiriman adalah "Shipping Instruction" atau instruksi pengiriman. 

Baca Juga: Mengenal Delivery Duty Unpaid dalam Pengiriman

Mari kita bahas lebih detail dokumen Shipping Instruction.

Pengertian Shipping Instruction

Freepik.com

Shipping Instruction adalah dokumen tertulis yang berisi instruksi-instruksi detail terkait pengiriman barang dari pengirim atau eksportir kepada pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman, bisa perusahaan ekspedisi atau agen pengiriman. Perusahaan ekspedisi bisa jadi melalui jalur laut, penerbangan hingga jalur darat.

Dokumen ini disepakati oleh dua pihak yakni pihak pertama seperti penjual barang, pembeli atau perusahaan jasa logistik. Sementara di pihak kedua adalah perusahaan penyedia armada transportasi. Nantinya, dokumen akan diberikan pihak kedua yang menerima data lengkap, termasuk muatan yang tertera. 

Dokumen ini memuat informasi sehubungan dengan pengaturan logistik, pemrosesan, pengemasan, hingga barang dikirim. Dengan adanya dokumen ini, akan membantu memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan, serta memudahkan pemantauan. 

Fungsi Shipping Instruction

Freepik.com

Petunjuk Pengiriman Jelas

Dokumen Shipping Instruction memberikan petunjuk yang jelas kepada pihak ekspedisi atau agen pengiriman mengenai langkah-langkah yang harus diambil untuk memproses dan mengirim barang dengan benar, termasuk instruksi mengenai jenis pengiriman, pengemasan barang, rute pengiriman, dan lain-lain.

Dokumen Pemrosesan

Shipping Instruction juga berfungsi sebagai panduan dalam pemrosesan barang di fasilitas ekspedisi atau agen pengiriman. Instruksi yang terperinci akan menekan terjadi risiko kesalahan dan memastikan barang dikirim tepat dan sesuai standar yang ditetapkan.

Persyaratan Kontrak

Dokumen ini juga menjadi persyaratan kontrak antara pihak-pihak terkait dalam transaksi jual beli barang. Dengan mengikuti instruksi dalam dokumen, semua pihak akan lebih mengacu pada ketentuan persyaratan kontrak yang sudah disepakati sebelumnya.

Pemantauan dan Pelacakan

Informasi dalam Shipping Instruction juga membantu pemantauan dan pelacakan barang selama proses pengiriman. Sehingga pihak terkait dapat melacak status pengiriman dan mengidentifikasi potensi masalah lebih efektif.

Keamanan dan Penanganan Khusus

Jika barang yang dikirim memiliki persyaratan keamanan khusus atau penanganan khusus, dokumen ini menjadi jaminan yang dapat melindungi pengemasan barang yang tepat, serta langkah-langkah lain yang perlu diambil untuk memastikan barang sampai dengan aman di lokasi akhir.

Isi dalam Dokumen Shipping Instruction

Freepik.com

Detail Pengirim dan Penerima 

Informasi lengkap mengenai pengirim dan penerima barang, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan kontak lain yang relevan.

Deskripsi Barang

Penjelasan mendetail tentang barang yang akan dikirimkan, termasuk jenis barang, jumlah, berat, dimensi, nomor pengiriman, nomor kontainer dan jenis paket dan berat serta ukuran dari barang yang dikirim. 

Pengemasan dan Labeling

Instruksi mengenai cara pengemasan yang harus diikuti, jenis kemasan yang digunakan, dan tanda peringatan jika diperlukan.

Rute Pengiriman

Instruksi mengenai rute yang harus diambil oleh barang selama pengiriman, termasuk pelabuhan atau bandara transit yang mungkin diperlukan.

Dokumen Pendukung

Daftar dokumen-dokumen yang harus disertakan bersama pengiriman, seperti faktur, sertifikat, izin, dan lain-lain.

Pemrosesan Khusus

Jika barang memerlukan penanganan khusus, seperti pengaturan suhu tertentu, pengendalian kelembaban, atau perlakuan khusus lainnya, instruksi ini juga akan dimasukkan.

Jadwal Pengiriman

Informasi tentang tanggal dan waktu pengiriman yang diinginkan atau yang telah disepakati sebelumnya.

Persyaratan Kontrak

Referensi atau penjelasan mengenai persyaratan kontrak yang harus dipatuhi selama proses pengiriman.

Kesimpulan

Shipping Instruction harus dimiliki oleh importir dan pembeli sebagai jaminan pengiriman barang berjalan dengan lancar dan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. 

Dengan menyediakan data lengkap hingga informasi lainnya, dokumen ini membantu mengurangi risiko kesalahan, memastikan barang aman sesuai persyaratan kontrak, dan memfasilitasi pemantauan serta pelacakan barang selama proses pengiriman. 

Dalam lingkungan perdagangan internasional yang kompleks, Shipping Instruction menjadi dokumen yang sangat penting bagi semua pihak.

Apakah Anda sedang membutuhkan jasa pengiriman terpercaya? Surya Inti Primakarya siap membantu Anda. Bersama tim profesional yang berpengalaman, proses pengiriman barang menjadi lebih aman dan cepat.

Masih bingung? Info Hubungi kami.