Surat Instruksi Pengirim: Definisi, Fungsi & Tips Mengisinya

Surat Instruksi Pengirim atau Shipper’s Letter of Instruction (SLI) adalah dokumen penting untuk memberi kepastian pengiriman pada perdagangan internasional. Dokumen ini berisi petunjuk terperinci yang memberitahukan agen ekspedisi terkait segala proses, instrumen, dan keterangan tambahan dalam pengiriman.

Dengan kata lain, peran Surat Instruksi Pengirim sangat penting dalam menunjang kelancaran pergerakan arus perdagangan internasional. 

Definisi Surat Instruksi Pengirim

Surat Instruksi Pengirim adalah dokumen berisi instruksi tertulis dari pengirim (eksportir) kepada pihak pengangkut atau agen ekspedisi. Instruksi tersebut berisi tentang tata cara melakukan pengiriman yang sesuai.

Surat Instruksi Pengirim juga berisi berbagai rincian penting terkait pengiriman, seperti alamat penerima, tanggal dan rute pengiriman, serta instruksi lain terkait barang tersebut.

Sebagai eksportir atau pengirim, Anda mesti menyiapkan Surat Instruksi Pengirim setelah proses persiapan pengiriman selesai. Nantinya, surat ini perlu Anda sampaikan kepada agen ekspedisi. 

Selanjutnya, agen ekspedisi akan menjalankan instruksi yang tertera di dalam surat dan bertanggung jawab akan segala prosesnya.

Baca Juga: Lengkap & Mudah! Ini Alur Ekspor Barang dari Luar Negeri

Fungsi Surat Instruksi Pengirim

Surat Instruksi Pengirim memiliki fungsi krusial dalam mengatur pengiriman yang efisien dan aman. Tidak hanya itu, ada pula fungsi Surat Instruksi Pengirim lainnya, yaitu:

1. Petunjuk Pengiriman Lebih Jelas

Fungsi utama Surat Instruksi Pengirim adalah memberikan petunjuk yang sejelas-jelasnya kepada agen ekspedisi terkait pengiriman. Hal ini bertujuan agar semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang setara dan sejalan terkait pengiriman barang tersebut.

2. Mencegah Kesalahan

Surat Instruksi Pengirim dapat membantu mencegah kesalahan dalam proses pengiriman. Pasalnya, agen ekspedisi telah memiliki panduan tertulis terkait cara pengiriman yang sesuai.

Alhasil, risiko kesalahan dapat diperkecil atau bahkan dihindari sama sekali. Kemungkinan salah kirim, penundaan, dan ketidaksesuaian dengan syarat-syarat ekspor atau impor juga bisa dicegah.

3. Kepatuhan Regulasi dan Dokumen

Shipper’s Letter of Instruction (SLI) atau shipping instruction umumnya mencakup berbagai informasi untuk menyusun dokumen-dokumen ekspor, seperti commercial invoice, packing list, bill of lading, dan lain sebagainya.

Dengan SLI yang ditulis dengan jelas dan lengkap, pihak ekspedisi tidak akan kesulitan dalam melakukan pengiriman karena semua dokumen yang diperlukan untuk persyaratan sudah dipersiapkan sebelumnya.

4. Efisien

Karena memuat berbagai informasi yang dibutuhkan terkait pengiriman, Surat Instruksi Pengirim dapat meningkatkan efisiensi dan komunikasi dalam rantai pasokan.

Agen ekspedisi, dan Anda sebagai eksportir, juga akan lebih mudah berkomunikasi, sehingga menurunkan risiko kesalahpahaman.

5.Pelacakan dan Monitoring

Shipping instruction dapat digunakan oleh agen ekspedisi sebagai panduan untuk memantau status pengiriman dan memberikan pembaruan terkini terkait status dari barang tersebut.

Artinya, pengirim dapat memantau perkembangan pengiriman, termasuk statusnya, secara real time dari waktu ke waktu.

Tips Mengisi Surat Instruksi Pengirim

Berikut ini beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dalam mengisi Shipper’s Letter of Instruction (SLI) atau shipping instruction:

1. Pengiriman Berbahaya

Apabila terdapat pengiriman barang yang berpotensi bahaya, Anda perlu menyertakan Lembar Data Keselamatan Material atau Material Safety Data Sheet (MSDS) dalam Surat Instruksi Pengirim.

Tanpa MSDS, agen ekspedisi tidak akan melanjutkan pengiriman tersebut.

2. Persyaratan Khusus 

Anda wajib memanfaatkan kolom petunjuk khusus untuk memberikan detail tambahan terkait cara barang diperlakukan selama pengiriman.

Apakah tidak boleh ditumpuk? Apakah perlu diperlakukan khusus selama pengiriman? Apakah memerlukan pengemasan atau label khusus? Jawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan menuliskannya di kolom petunjuk khusus.

3. Ukuran Harus Akurat

Anda wajib menyertakan berat dan dimensi barang yang akurat dalam Surat Instruksi Pengirim. Pasalnya, kekeliruan dalam menuliskan berat dan/atau dimensi saat pengiriman bisa membuat Anda mesti membayar biaya tambahan atau bahkan membahayakan pengiriman.

4. Penentu Siapa yang Harus Membayar

Terdapat bagian yang merincikan biaya pada Surat Instruksi Pengirim. Hal ini bertujuan untuk memperjelas tanggung jawab pembayaran. Biasanya, pengirim akan menunjuk pembeli atau penerima barang untuk pembayaran tersebut.

5. Persyaratan Tujuan Lainnya

Apakah Anda sebagai penjual ingin agar agen ekspedisi melakukan sedikit kerja sama dengan pembeli di luar ketentuan pengiriman standar? Jika ya, Anda harus menyatakan hal tersebut sejelas-jelasnya di Surat Instruksi Pengirim. Contohnya, Anda bisa menuliskan “Mohon konfirmasi dan berikan bukti pengiriman setelah prosesnya selesai”.

Kesimpulan 

Surat Instruksi Pengirim atau Shipper’s Letter of Instruction (SLI) atau shipping instruction berperan penting untuk menunjang kelancaran pengiriman dalam perdagangan internasional. 

Karenanya, sebagai pelaku ekspor dan impor, Anda mesti tahu cara yang tepat untuk mengisinya. Dengan demikian, agen ekspedisi bisa sepenuhnya sepaham dan sejalan dengan keinginan Anda terkait tata cara pengiriman

***

Ingin ekspor dan impor tanpa perlu banyak effort? Anda bisa mengandalkan PT Surya Inti Primakarya. Ditenagai oleh sumber daya profesional, kami akan membuat segalanya terasa lebih mudah dan sat-set. Klik hubungi kami untuk info selengkapnya.